潍坊护理职业学院
规范提升项目库和集中采购水平管理办法
根据上级有关文件精神，为提高预算编制的精准度和资金的利用率，精简采购流程，规范采购行为，提升我院采购管理水平，结合学院实际，对学院项目库和集中采购管理做出如下规定。
一、纳入项目库和集中采购管理项目的范围
每年年底由计划财务处和资产管理服务处公布下年度政府采购目录和学院集中采购目录，目录内的项目除临时性任务、突发事件等安排的小额采购以外原则上全部纳入项目库管理。
政府采购目录内项目由资产管理服务处牵头集中组织采购，学院集中采购目录内项目5000元（含）以上由资产管理服务处牵头集中组织采购，5000元以下由资产管理服务处审核后部门自行组织采购。
目录以外单笔5万元（含）以上的项目，除人员支出、日常差旅、水电暖等常规支出和奖助学金、债务还本付息等部分指定用途的专项支出外原则上全部纳入项目库管理，由学院资产管理服务处牵头集中组织采购。
目录以外单笔在5万元以内的项目，原则上由需求部门通过市场询价、小额竞价平台竞价、网上商城等方式自行组织采购。
横向课题按照学院相关管理办法执行，不纳入本通知管理。
二、建立项目库和集中采购的流程和要求
（一）需求征集
各需求部门要以学院中长远发展规划和年度工作重点为依据，结合事业发展需要申报项目，并充分做好项目调研和论证工作。
通过函询、外出考察、问卷调研、咨询兄弟院校等方式进行市场调研，科学合理地确定拟采购的标的及其需要满足的技术、商务和其他要求。面向市场主体开展市场调研时，选择的对象一般不少于3家具有代表性的市场主体，调研后填写项目采购需求调查表（见附件1）。
（二）项目审核论证及入库
一级审核论证：各需求部门负责组织一级审核论证，召开党政联席会或部门会议确定申报项目，填报项目申报表（见附件2），项目申报表中对项目的必要性、可行性、绩效性进行详细描述，分管领导同意后报归口管理部门。
二级审核论证：归口管理部门负责组织二级审核论证，论证工作需邀请归口管理部门和需求部门的分管领导参与，重点审核项目的必要性、可行性、准确性、绩效性以及项目内容，并对项目进行汇总整合和按照轻重缓急进行排序，形成项目统计表。原则上每年6月10日-6月30日和12月20日-1月10日（次年），归口管理部门进行项目申报，审核通过的项目开始填报项目需求论证报告（见附件3）。
三级审核论证：资产管理服务处负责牵头组织三级审核论证，根据项目金额和复杂程度，按需要邀请专家和财务、审计等相关职能部门参与论证，项目负责人进行答辩，论证通过的项目完成项目需求论证报告。院外评审专家的劳务费标准为青州市内每半天400元/人（不足半天的按照半天计算），青州市外每半天500元/人。
经过三级审核论证通过的项目，由资产管理服务处提出初步建议，报学院财经工作领导小组研究同意后建立学院项目库，项目库在学校网站公示5个工作日，公示无异议后正式发布。
项目库进行动态管理，资产管理服务处每年底对当年已论证入库但未实施的项目征求意见，对不需修改需要继续实施的项目自动列入下年度项目库，对不再需要实施的项目进行退库，对重要参数或内容需要进行修改的项目进行退库重新走入库流程，以上意见需项目提报的需求部门出具书面反馈意见。
因工作需要，特殊情况（应急项目等）需单独论证的项目，将三级审核论证合并，由计划财务处会同相关部门、专家组织论证，论证后根据“三重一大”要求提报院长办公会、党委会研究，确定预算安排。
二级审核论证和三级审核论证情况纳入部门年底考核，由于部门粗心疏忽或者调研不充分出现失误的予以扣分，出现较大失误或引起信访、舆情的要严肃追究相关责任人的责任。
（三）资金安排
资金下达后，由计划财务处根据财力情况，从项目库中筛选项目提出初步建议方案，报学院主要领导初步确定项目，根据“三重一大”要求提报院长办公会、党委会研究，确定预算安排。
（四）招标采购
1.委托代理机构
资金落实后，需委托采购代理机构采购的项目，由需求部门在5个工作日内到资产管理服务处随机抽取选定代理机构，资产管理服务处分管院领导签署采购代理协议。
2.会签采购文件
采购文件初稿完成后，由资产管理服务处、采购代理机构、需求部门共同进行文件会签。
3.采购文件上会审查
采购文件会签完成后，由需求部门在3个工作日内提交招标采购领导小组职能部门审查采购文件，根据“三重一大”要求提交院长办公会（招标采购领导小组）、党委会终审。
院长办公会和党委会汇报内容应包括项目名称、资金来源和金额、论证报告、供应商资格条件、采购代理机构、采购方式、采购清单明细、评审办法等核心要素（见附件4）。
会议研究通过后，需求部门3个工作日内在采购管理系统提交项目相关材料进行审核。
4.发布采购公告
会议研究通过后，资产管理服务处根据项目属性完成采购项目备案审批、公共资源交易中心进场交易手续，约定开标场地并发布采购公告。
5.答复质疑
公告发出后，供应商如果对采购文件提出质疑，技术条款由需求部门负责答复，并经分管领导审批；商务条款由资产管理服务处负责答复。
6.委派评审专家
归口管理部门在开标前一天推荐三名院内评审代表，由资产管理服务处组织相关部门随机抽取一人参与项目评审。
7.发布成交公告
评标结束后1个工作日内，需求部门根据院内评审专家提供的评审结果（各投标企业得分及名次），通过企业微信等办公平台向分管领导汇报，分管领导同意后，资产管理服务处签发成交通知书。
8.合同签订
各类采购合同应当在成交结果发出后10个工作日内，由需求部门对照投标（响应）文件、成交结果佐证材料审核合同电子文本，审核无误后一并提交采购管理系统完成合同审核。其中，政府采购合同纸质文本应当在签订之日起1个工作日内交资产管理服务处公示。
（五）项目验收
达到验收条件后，需求部门在7个工作日内根据学院验收管理办法，持合同及投标响应文件对成交供应商进行验收。需分管领导参与验收的项目，应当至少在验收前2个工作日制定验收方案报告分管领导，并制定验收方案，按照学院验收管理办法开展验收工作。其中，政府采购项目应当在验收合格后，2个工作日内出具验收报告，并将验收报告交资产管理服务处公示，同时办理固定资产和无形资产入账手续。
（六）档案存档
需求部门和资产管理服务处各自负责档案保存，档案材料包含项目立项材料、采购文件、开评标备案资料、投标文件、合同、验收报告等。采购档案应严格保密管理，未经批准不得外借，根据学院档案管理要求及时整理归档并移交学院档案室，保存期限不少于15年。
三、项目库和集中采购管理的监督
归口管理部门、计划财务处和资产管理服务处要认真履行职责，加强沟通，密切协调，根据分工跟踪项目实施的每一个环节，进行动态监控。需求部门和归口管理部门要严格按照相关时间节点提报相关文件、上传相关材料或签订合同等，逾期按照考核办法进行扣分。
建立定期通报制度，资产管理服务处负责每个月通报一次采购情况，内容包括采购进度以及超时采购、不规范采购等情况，通报范围为院领导班子成员、纪检监察办公室、发展规划处（审计）和涉及部门主要负责人，对连续出现超时采购、不规范采购等情况的部门，由院领导进行约谈提醒。
学院纪检监察办公室、发展规划处（审计）按照职责分工，对项目的实施进行监督、审计。
参与部门及个人自觉接受纪检监察、财政、审计等部门的监督检查，违规违纪的按有关规定追责问责，构成犯罪的移送司法机关依法处理。
四、其他事项
本通知未尽事宜由院长办公会或党委会研究决定。
本通知自发布之日起执行，学院其他制度与本通知不一致的，以本通知为准。
附件：1.采购需求调查表
2.项目申报表
3.项目招标情况汇报表
4.项目论证报告
附件1
潍坊护理职业学院采购需求调查表
申请单位：(公章) 部门负责人签字：
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项目名称 |
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项目总预算 |
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项目负责人 签字 |
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联系电话 |
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需求调查方式 |
□咨询 □论证 □问卷调查 □其他方式 |
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市场调研情况： 例：20**年**月，**系组成调查小组，对**项目进行市场调研。调查小组通过****方式（如网上查询、发出价格问询函、致电部分相关厂商）咨询了解了该项目市场价格、现有产品的技术路线、工艺水平、技术水平、涉及的企业资质、产品资质、人员资质和涉及的相关标准和规范等内容。调研的相关单位、品牌和价格：***、***、***。 经过充分的需求市场调研，我系确定拟采购***（产品），技术参数满足***、***、***等多个品牌，该项目（产品）近期历史成交情况为：，经对比，预算设置合理，市场供应充足，并已充分了解可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等情况。 其他情况：（如有） 我部门承诺上述需求调查内容真实有效，无虚假情况，并对此报告真实性负责。 |
供应商情况 (面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性) |
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序号 |
调研品牌名称 |
销售代理商名称及联系方式 |
代理商是否有意向参与本项目投标 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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调查组成员签字（三人及以上） |
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序号 |
姓名 |
职务/职称 |
签名 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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